【样品管理制度及流程】为规范样品的管理与使用，确保样品在研发、测试、展示等环节中的准确性与可追溯性，特制定本样品管理制度及流程。该制度适用于公司内部所有涉及样品的部门及人员，涵盖样品的申请、接收、存储、使用、归还、销毁等全过程。
一、样品管理制度概述
1. 目的
规范样品管理流程，确保样品的完整性、安全性及使用效率，避免样品流失或误用。
2. 适用范围
适用于公司内所有涉及样品的部门，包括研发、质检、市场、销售等部门。
3. 职责划分
- 样品管理员：负责样品的接收、登记、发放、回收及库存管理；
- 申请部门：提出样品使用申请并承担使用责任；
- 审批人：对样品申请进行审核与批准。
4. 管理原则
- 样品应统一编号，建立台账；
- 样品存放需符合环境要求；
- 使用前须经审批，使用后及时归还或处理。
二、样品管理流程
| 流程阶段 | 操作内容 | 责任人 | 备注 |
| 1. 样品申请 | 部门填写《样品申请单》，注明用途、数量、使用期限等 | 申请部门 | 需附产品资料或使用说明 |
| 2. 审批 | 样品管理员初审，部门负责人复核 | 审批人 | 确保合理使用，防止浪费 |
| 3. 样品发放 | 样品管理员根据审批结果发放样品，并记录发放信息 | 样品管理员 | 发放时检查样品状态 |
| 4. 样品使用 | 使用人员按要求使用样品，不得擅自转交或外借 | 使用人员 | 使用过程中保持记录 |
| 5. 样品归还 | 使用结束后，按时归还样品，填写《样品归还单》 | 使用人员 | 归还时确认样品完好 |
| 6. 样品处理 | 无法继续使用的样品由管理员统一处理（如报废、销毁） | 样品管理员 | 需有审批记录 |
三、样品存储与安全要求
- 存储环境：根据不同样品特性设置适宜的温湿度、避光、防潮等条件；
- 标识管理：每个样品应有唯一编号和标签，标明名称、型号、数量、存放位置等；
- 定期盘点：每月对样品库存进行清点，确保账实一致；
- 保密要求：涉及客户或技术机密的样品，需严格控制使用范围。
四、违规处理
对于违反样品管理制度的行为，如私自借用、损坏、丢失样品等，将依据公司相关规定追究责任，并视情节轻重给予警告、罚款或行政处分。
五、附则
本制度自发布之日起执行，由样品管理部门负责解释和修订。各部门应严格执行，确保样品管理工作的规范化与高效化。
通过以上制度与流程的实施，能够有效提升样品管理的科学性与可控性，保障公司资源的合理利用与信息安全。